איך לבנות תוכנית עבודה שתצלח את אתגרי הקורונה?

בעקבות משבר הקורונה המציאות שלנו השתנתה לגמרי, במיוחד זו של שוק העבודה.
אמנם כבר חזרנו לסוג של שגרת עבודה מסוימת
אבל עדיין, ענפים שלמים במשק מקרטעים 
וכמעט כל ארגון צריך להתמודד עם אתגרים כלכליים וניהוליים לא פשוטים.
וזה עוד מבלי להזכיר את עננת "הגל השני" שמרחפת מעל ראשנו, 
ומדיניות ההגבלות הנוקשה שצפויה לחזור..
 
פיקוח על העבודה בתנאי העסקה מרחוק, ארגון מחדש של מרחב העבודה, 
עובדים שפוחדים על פרנסתם, כל אלו הם רק כמה דוגמאות לאתגרי השעה.

איך לבצע קיצוצים ולפטר עובדים מבלי לפגוע בנוסחת ההצלחה של הצוות? 
כיצד להתאים את המטרות המקוריות לתנאים של אי ודאות כלכלית? 
או אולי בכלל כדאי להגדיר מטרות מחדש? 
 
אלו שאלות אופייניות שעדיין מעסיקות בעלים ומנהלים של ארגונים עסקיים, עמותות ורשויות שונות.
 
משבר הקורונה הוביל כמעט כל ארגון לבצע שינוי ארגוני כלשהו,
ולהתאים את תוכנית העבודה הקיימת למציאות החדשה.
 
לפי שיטת "שלושת המרחבים" מציאות חדשה מחייבת לא רק תוכנית חדשה, אלא שינוי תפיסתי.
מה שעבד קודם לכן, לא בהכרח יעבוד במציאות המורכבת של הקורונה.
בתקופה זו, יותר מתמיד, דרושה מערכת איזונים ובלמים בין שלושת מרחבי הפעילות בארגון:
הארגוני-ניהולי, הביצועי-כלכלי והרעיוני-מהותי.
 
במצב העדין שנוצר כל החלטה כלכלית בארגון עלולה להוביל לתסיסה נגד ההנהלה, 
למחאות ופגיעה במוניטין החברה, או לפגיעה במטרות הארגון לטווח הארוך. 
מנגד, חישוב מסלול מחדש שנעשה לא נכון עלול לפגוע במצב הכלכלי וביציבות הארגון.
 
לכן כל כך חשוב דווקא עכשיו, לעודד שיח שמודע למתיחות בין אינטרסים שונים בארגון,
ולבנות תוכנית עבודה מאוזנת על בסיס מה שעולה מאותו שיח.
 
ניתן לנהל שיח כזה באמצעות הגדרת צוות אחד שנפגש שלוש פעמים, כשכל פגישת עבודה דנה במרחב פעילות אחר,
או להגדיר שלושה צוותים שונים, שכל אחד מהם דן בנושא אחר:
  1. צוות נושא כלכלי – יבדוק היתכנות כלכלית של מוצרים, שירותים וכיווני פעולה חדשים, לאור שיקולים תקציביים ומצב השוק בימי הקורונה.
  2. צוות נושא רעיוני – ידון במתח שבין רעיונות חדשים לבין חזון ומטרות הארגון.
  3. צוות נושא ארגוני - יבחן את ההתארגנות הצפויה במסגרת כיווני הפעולה החדשים.
 
תהליך בניית תוכנית העבודה מושפע מהמגזר בו הארגון שלכם פועל, ועל כן מוצעים שלושה תהליכי עבודה שונים. מומלץ לבחור מביניהם את התהליך שרלוונטי אליכם, ולדלג על השניים האחרים:
תוכנית עבודה

השורה התחתונה

על אף השוני בין תהליכים שעוברים ארגונים עסקיים, לבין אלו שעוברים עמותות וגופים ציבוריים, 
המטרה היא אותה מטרה - שבסופו של תהליך יפגשו זה עם זה נציגי שלושת צוותי הנושא (או צוות ההנהלה שפיצל את פגישת העבודה לשלוש) וימצאו יחד את תוכנית העבודה המאוזנת ביותר.

תהליכי העבודה שהוצגו במאמר מבטיחים שכל השיקולים הרלוונטיים ישמעו ויילקחו בחשבון, ואף מרחב פעילות לא יכתיב בבלעדיות את תוכנית הפעולה הכוללת. תוכנית מאוזנת מוציאה את הארגון מהמשבר לדרך חדשה, מבלי ליצור נזקים נוספים. 
תהליך עבודה כזה נחוץ במיוחד בזמן תקופות מאתגרות כמו הקורונה, והוא בריא יותר לארגון גם בזמן שגרת פעילות "רגילה".
אם אתם בעלי תפקידים או מנהלים בארגון ציבורי, תוכלו להיעזר בניתוח מקרה של גוף כמו עירייה. היות וגוף כזה הוקם ומנוהל מתוך דאגה לתנאי המחיה בעיר, מרחב הפעולה שמניע את העירייה הוא המרחב הארגוני.
כך אתגרי העירייה בזמן הקורונה שונים לחלוטין מאלו של ארגונים עסקיים או עמותות. הסוגיות הבוערות הן בנושאי סיוע למערכת החינוך, קופות החולים והממסד הרפואי, כמו שירותי בדיקות ובידוד של הקורונה, שמתנגשים לפעמים עם המשימות הרגילות (ניקיון, פיקוח, תברואה וכו'). כמובן, מתעוררים גם קשיים סביב העברת תקציב והתאמת הפעילויות השוטפות לנהליי העבודה המשתנים.

צוות ראשון ידון בנושא הארגוני. כאן יועלו שאלות כמו איך לנהל מול הגופים האחרים את בדיקות הקורונה ובידוד החולים, מבלי לפגוע בשטף הפעילות היומיומית כמו ניקיון ותברואה כללית? איך להפעיל נכון את עובדי העירייה במסגרת מכסת שעות העבודה המותרת מתוקף מגבלות הקורונה? 
כאן גם יכנסו שאלות על חוקים ואכיפתם – איך ניתן לאכוף בשטח את המגבלות מהממשלה, בצורה יעילה ושלא פוגעת באיכות החיים של האזרחים? איך עיריות של ערים הטרוגניות במיוחד, כמו ירושלים, צריכות לאכוף את הנהלים ביחס לקהילות השונות? איך מנהלים את גבולות העיר בין ערים עם ובלי "תחלואה" (למשל גבול ר"ג ובני ברק). ועוד ועוד..

צוות שני יעסוק בשאלות כלכליות וביצועיות: מה דחוף יותר בכל פרק זמן - המשימות השוטפות או פרויקט מיוחד כזה או אחר לקורונה? איזה צרכים יותר בוערים? מה ההשפעה של כל אחת מהתשובות לשאלות האלו על מוניטין העירייה ברשתות החברתיות (למשל כעיירה עם אחוזי תחלואה נמוכים או גבוהים, לעומת השיח שמדבר על היסטריה סביב הקורונה, ומקדש את השגרה).
וכמובן, מהו התקציב האידיאלי עבור כלל הפעילויות הצפויות במהלך השנה הקרובה? איך משווקים את התקציב נכון כך שכמה שיותר חברי מועצת העיר יצביעו בעדו?

צוות שלישי ידון בשאלות תוכן על מיזמים ופרויקטים שמובילה העירייה בתקופת הקורונה. איך החזון של העירייה מתיישב עם הפעילויות החדשות של בדיקות ואכיפת הגבלות במרחב הציבורי? איך ניתן להתאים את פעילויות העירייה החדשות לזהות שייחודית לה? למשל חיפה כעיר נמל, ותל אביב כעיר התרבות והפנאי, צריכות לפעול אחרת זו מזו. משאבי הטבע שלהן שונים, והתפקיד התרבותי שלהן שונה. כל אלו מצריכים חשיבה רעיונית והתאמות מקומיות לדרישות שמגיעות מהמדינה. למשל, עיר כמו תל אביב שואבת את כוחה מתרבות ויצירה, כך שלפחות ברמה הרעיונית - דרוש בשטחה ריכוך מסוים של אכיפת ההגבלות. גם אם בפועל כנראה הריכוך לא יקרה לאור אילוצים מעשיים ופוליטיים, עצם הקדשת המחשבה לנושא תייצר החלטות ניהוליות מושכלות יותר בסופו של דבר.

איך בונים תוכנית עבודה מאוזנת לגוף ציבורי

אם אתם בעלים או מנהלים של עמותה או מלכ"ר, תמצאו עניין בדוגמא הבאה: עמותה שמקדמת הדרכות קבוצתיות לקשישים והקניית מיומנויות מחשב. החזון שלה הוא לא רק פרקטי אלא גם חברתי - להפיג במעט את בדידותם של הקשישים דרך ההדרכות. לעמותה סניפים הפרוסים בכל הארץ והיא מפעילה מאות מתנדבים בעיריות והרשויות השונות. מאז הקורונה והאיסור להתקהל ולהתקרב לאוכלוסיות בסיכון, נקטעה תוכנית העבודה הקבועה של העמותה ועלה צורך לגבש תוכנית עבודה חלופית.
כיוון שמטרת העל של עמותות איננה כלכלית אלא ערכית,
תהליך בניית התוכנית הוא מעט שונה מזה של ארגון עסקי, אך עדיין נובע מאותו עיקרון יסוד:
הגדרת פגישות נפרדות, או צוותי עבודה שונים, שכל אחד מהם דן במרחב פעילות מסוים בתהליך.
 
מתחילים בהגדרת צוות שיעסוק בהתאמת התוכנית לשליחות המקורית של העמותה,
כי בשונה מחברה טכנולוגית, עבור העמותה השליחות היא המניע העיקרי והצרכים הכלכליים הם האמצעי בלבד. כך הצוות ידון בשאלות כמו: האם לימוד מרחוק עדיין מייצג את חזון העמותה המקורי או שמא צריך לשנות את הפעילות? מהן ההתאמות הדרושות ללימוד מקוון, כך שהוא ימלא בכל זאת גם את הצורך החברתי של הקשישים? 
או שאולי דווקא יותר מתאים יהיה להציע שירות אחר, כמו תגבור עמותות אחרות שעוזרות לקשישים עם אוכל, ומשלוחי מנעמים למיניהם שיחממו להם את הלב?
 
צוות שני, יבחן, קודם כל, את ההיבט הביצועי של הדרכה מרחוק באמצעות זום. עד כמה שזה אירוני, צריך לברר איך ניתן להתגבר על מכשולי הטכנולוגיה שנוצרים אצל הקשישים במהלך ההדרכה המרוחקת עצמה? האם זה ריאלי לבקש מהקשישים לתפעל בעצמם את המחשב, וללמד אותם מרחוק מיומנויות מחשב?
כך גם לגבי החלופה השנייה – של תגבור עמותות אחרות במשלוחי מזון ומנעמים שונים לבתי הקשישים. איך תוכנית כזו משרתת את יחסי הציבור של העמותה? מהו היקף התגבור הנדרש עבור עמותות שעוסקות בחלוקה? האם היקף כזה מצדיק שינוי של כל מבנה הפעילות בעמותה?
 
לסיום, הצוות השלישי יבחן את הניהול וההתארגנות של התוכנית החדשה. הוא יבדוק מה כל אחת מהחלופות דורשת מבחינת הנהלת העמותה? כמה תקנים של מתנדבים צריך, ואיך יערך הליך הגיוס? כיוון שאופי הפעילות ישתנה, גם הליך הגיוס צפוי להשתנות בהתאם, הרי סוג המתנדבים שנדרש הוא אחר.

איך בונים תוכנית עבודה מאוזנת לעמותה?

אם אתם בעלים או מנהלים של ארגון עסקי, תוכלו לקבל רעיונות מתוכנית עבודה לחברה שמייצרת פתרונות טכנולוגיים עבור טיסות לחו"ל. כדי להתמודד עם משבר הטיסות והתיירות, החברה יכולה להציב צוות אחד שידון בשאלות הכלכליות של האפליקציה הקיימת, ובהיתכנות כלכלית של אפליקציה חדשה, שעוסקת בתחום קרוב או אחר לגמרי: 
עד כמה האפליקציה הקיימת יכולה לפרנס את החברה כעת ובהמשך- לאור התחזיות לגל שני בחורף הקרוב, ומנגד מהי ההיתכנות הכלכלית של אפליקציה חלופית? יתכן שיידרש מחקר שוק כדי לענות על השאלות האלה.
 
לאחר מכן יישב הצוות השני וידון ברעיון שמאחורי האפליקציות. הצוות יבחן את האפליקציה החדשה שהוצעה וישאל האם ואיך היא מתיישבת עם החזון המקורי של היזמים? כיצד אפליקציה שלא תעסוק בתיירות תשפיע על זהות ומטרות החברה?
 
לבסוף, אם וכאשר תימצא התוכנית לאפליקציה מסוימת שעונה על החזון ובעלת היתכנות כלכלית, יוגדר צוות שלישי שידון בשאלות ההתארגנות של הפרויקט:
כמה תקני פיתוח תוכנה חדשים צריך? כמה אנשי שיווק? איזה שלבים יש לנהל עד שאפליקציה כזו תושק בחנות האפליקציות? האם המהלך מצריך לפטר עובדים בינתיים? איך להעסיק את העובדים – מרחוק, או אולי להביא לפחות חלק מהם למשרדים?

איך בונים תוכנית עבודה מאוזנת לארגון עסקי?

תוכנית העבודה שתאפשר לכם לצלוח את אתגרי הקורונה במינימום נזקים, תוך הסתכלות לטווח ארוך.

 
נייד - 054-2120444
מייל - yuvalelad@gmail.com

סיוע בשיווק ותוכן - שחר פן